يطلق مصطلح الشجرة المحاسبية على طريقة تصنيف وتسجيل وتنظيم البيانات الخاصة بالعمليات المالية داخل المؤسسة، سواء باستخدام برامج المحاسبة أو من خلال التسجيل اليدوي، وبشكل عام يحتاج تصميم الشجرة المحاسبية الخاص بكل شركة إلى جهد كبير يتم بذله من الفريق المالي للشركة؛ وذلك لتسهيل وحفظ جميع البيانات المالية، وعمل قائمة الحسابات والتفاصيل الخاصه بكل ما يتعلق بالعمليات المالية المختلفة داخل الشركة او المؤسسة، تعرف من خلال هذا المقال على الشجرة المحاسبية، تعريفها وأهميتها، ومكونات الشجرة المحاسبية وطريقة تنظيمها
تعد الشجرة المحاسبية أهم أداة تنظيمية؛ لتصنيف وتسجيل جميع العمليات المالية داخل النظام المحاسبي للشركة، وتتألف عادة من قائمة شاملة تضم الحسابات التي تستخدمها الشركة، ويعطى كل حساب رقماً مميزاً وفريدا لتعريفه، ما يسهل عملية التسجيل وتتبع المعاملات داخل المؤسسة، وترجع أهمية الشجر المحاسبية للأسباب الآتية:
اولاً: تنظيم المعلومات المالية وتسجيلها على شكل مستويات رئيسية، تتفرع منها مستويات فرعية لجميع الإجراءات والعمليات داخل الشركة.
ثانياً: إعداد التقارير المالية والقوائم، مثل الميزانية العمومية وقائمة الدخل.
ثالثاً: تسهم في إجراء التحليل المالي وبالتالي تقييم الأداء المالي للشركة.
رابعاً: تضمن تلك العملية التنظيمية الامتثال للمعايير المحاسبية والسياسات المالية المتبعة.
بإمكانك أن تقرأ عن الإيرادات من خلال هذا الرابط
تتكون الشجرة المحاسبية من عدة حسابات كالتالي:
وتضم الحسابات الرئيسية الأصول، والخصوم، وحقوق الملكية، والإيرادات، والمصروفات.
تضم الحسابات الفرعية للشجرة المحاسبية ما يلي:
●الأصول الثابتة والأصول المتداولة.
●الخصوم، وتشمل خصوم قصيرة الأجل، و خصوم طويلة الأجل.
●حقوق الملكية، وتضم رأس المال، والأرباح المرحلة، بالإضافة إلى أرباح العام، وأيضاً جاري الشركاء إن وجد، والاحتياطات إن وجدت.
●إيرادات النشاط، وإيرادات أخرى رأسمالية، بالإضافة إلى المصروفات الإدارية والعمومية ومصروفات النشاط أو التشغيل.
تشمل الأراضي والآلات والمباني والمعدات، وهي من الأصول الثابتة، في حين أن الأصول المتداولة، تضم البنك والصندوق والعملاء والمخزون، بينما الخصوم تتلخص في الموردين ومقاول الباطن، وجميعهم من الخصوم قصيرة الأجل.
في حين أن الخصوم طويلة الأجل تشمل القروض والتمويل طويل الأجل، ويندرج تحت الحسابات الجزئية أيضاً، رأس المال الذي لا يتغير إلا بإجازات رسمية، وأرباح السنوات السابقة فيما يعرف بأرباح المرحلة، بينما أرباح العام هي التي تخص الميزانية الخاصة بنفس العام، ويعرف جاري الشركة وجاري الشركاء داخل الشجرة المحاسبية بإسم المسحوبات وخلافه.
بإمكانك أن تقرأ عن القوائم المالية من خلال هذا الرابط
عادة ما يتم تصميم الشجرة المحاسبية بحيث تتناسب مع طبيعة نشاط الشركة خصيصاً لها، ويعد تقسيم الحسابات الرئيسية إلى حسابات فرعية، فرصة للحصول على المزيد من الدقة، وتسجيل التفاصيل الخاصة بجميع المعاملات المالية؛ وذلك من خلال استخدام شجرة محاسبية منظمة ودقيقة.
يمكن للشركة تحقيق الكثير من المكاسب والحصول على جودة الإدارة المالية الفعالة، والتحقق من أن جميع العمليات المالية الخاصة بالشركة مسجلة بدقة وإتقان، حتى في أدق التفاصيل، وتتكون أغلب الأنظمة المحاسبية من شجرة الحسابات التي يتم تقسيمها إلى أربعة مستويات.
تبدأ بالحسابات الأساسية أو المستوى الأول، والذي يشمل الموجودات أو الأصول والمطلوبات، والتي تعرف بالخصوم، والمصروفات والإيرادات. ويتفرع من هذه الحسابات الرئيسية حسابات فرعية تعرف بالمستوى الثاني ثم المستوى الثالث، والمستوى الرابع.
تعتبر الشجرة المحاسبية خطوة هامة؛ للبدء في النظام المحاسبي واتخاذ القرارات السليمة في المراحل التالية، مثل تسجيل البيانات وحفظ جميع البنود والمدخلات بشكل آلي أو يدوي، وذلك على حسب نوع الشركه، سواء كانت شركة تجارية ربحية أو غير ربحية أو شركة غير تجارية خاصة بخدمات محددة. تتميز شجرة الحسابات أيضاً بقابليتها للتعديل والضبط؛ وفقاً لمخطط الحسابات الخاص بالمؤسسة أو الشركة المراد تسجيل بياناتها المالية بطريقة منظمة.
يعتبر إعداد الاكواد في الشجرة المحاسبية جزء رئيسي من إعداد النظام المحاسبي لأي مؤسسة، إذ يتم ذلك من خلال تنظيم الحسابات بطريقة يسيرة؛ تساعد على تتبع العمليات المالية، وإعداد التقارير المناسبة. إليك أهم الخطوات الرئيسية لإعداد الأكواد في الشجرة المحاسبية:
بداية، يجب تحديد الحسابات الرئيسيه مثل الأصول، والتي تشمل الحسابات المتعلقة بالممتلكات أو الموارد التي تملكها الشركة، ويجب أيضاً تحديد الخصوم والحسابات المتعلقة بالديون والالتزامات التي يجب على الشركة سدادها، علاوة على حقوق الملكية، وتشمل الحقوق المالية الخاصة بملاك الشركة، بالإضافة إلى الإيرادات، وهي الحسابات التي تعبر عن الدخل الذي تحققه الشركة من أنشطتها الرئيسية، والمصروفات والنفقات التي تتكبدها الشركة في سبيل تحقيق تلك الإيرادات.
يتم بعد ذلك إنشاء هيكل ترقيم الحسابات، من خلال تخصيص رقم معين لكل حساب ضمن فئة الحسابات الرئيسية، ويستخدم نظام الترقيم المكون من عدة مستويات الأرقام الثلاثية أو الرباعية، مثال ذلك:
● ترقيم الأصول والتي تبدأ على سبيل المثال بالأرقام (1xxx).
●الخصوم وتبدأ بالأرقام (2xxx).
●حقوق الملكية وتبدأ بأرقام (3xxx).
●الإيرادات عادة ما تبدأ بالأرقام (4xxx).
●المصروفات تبدأ بالأرقام التالية (5xxx).
يلي ذلك في الشجرة المحاسبية تفصيل الحسابات الفرعية، إذ يتم تقسيم كل فئة رئيسية إلى عدة حسابات فرعية، وذلك لتفصيل الأنشطة المالية لفئات أقل، على سبيل المثال يمكن أن يكون هناك حساب للأصول المتداولة، ويرمز له بالأرقام التالية (1100)، بينما الأصول الثابتة (1200)، والأصول غير الملموسة (1300)، وتستمر هكذا. يتم بعد ذلك تخصيص أرقام فرعية للحسابات الرئيسية، مثل ترقيم الحسابات تحت الأصول المتداولة بالأرقام (1100)، وحساب النقدية (1110) والمخزون وهكذا.
بعد الانتهاء من تصميم الأكواد الخاصة بتصميم الشجرة المحاسبية، يتم مراجعة الهيكل التنظيمي الكامل في شجرة المحاسبة، ثم اعتمادها من قبل الإدارة المالية والمسؤول المالي للشركة، وتوجد بعض الملاحظات عند تطبيق نظام الشجرة في النظام المحاسبي، إذ يتم إدخال الأكواد والحسابات في نظام المحاسبة الإلكتروني للشركة، والتحقق من تدريب فريق عمل المحاسبين على استخدام تلك الأكواد بشكل صحيح؛ وذلك لتحسين الأداء المالي والتقرير المحاسبي للشركة.
ختاماً، تعرف شجرة المحاسبة باسم الدليل المحاسبي، وهي عبارة عن قائمة تضم جميع أنواع الحسابات التي تستخدمها الشركة، والمسجلة في ما يعرف بدفتر الأستاذ. تعتبر هذه الشجرة نموذج سهل في الفهم والقراءة بكل سهولة، إذ يتم تسجيل وتصنيف العمليات المالية بطريقة منظمة هرمية الشكل. ويعتبر كل حساب في الشجرة المحاسبية هو تصنيف رئيسي يوثق جميع المعاملات المالية التي تحدث في الشركة، سواء من المبيعات والفواتير، وحساب الإيرادات والخصومات وغيرها.
إذا أردت أن تقوم بحساب شجرة الحسابات؛ يساعدك برنامج رايتو بلا شك؛ ذلك لان البرنامج يحتوي على أدوات تساعدك على إجراء كافة المعاملات المحاسبية ومنها حساب شجرة الحسابات، وكل كما عليك القيام به هو التواصل معنا وسنساعدك بلا شك!
فريقنا المبدع إلى جانبك لتؤسس نظام ERP احترافي يساعدك على زيادة مبيعاتك وتحسين عملك.
