تطبيق رايتو: الحل الأمثل لإدارة الصيدليات في السعودية
يُعد التوسع في الأعمال بشكل عام من التحديات التي تحتاج إلى إشراف وتخطيط مثالي، أما التوسع في إدارة الصيدليات بشكل خاص فيحتاج إلى حسن الإدارة والاستعانة بالتطور الرقمي قدر الإمكان لتحقيق أفضل النتائج وزيادة المبيعات بشكل متضاعف
وفي هذا المقال، سنشرح لك كيف يمكن أن يساعد تطبيق إدارة صيدلية في إحداث نقلة نوعية في هذا المجال، بالإضافة إلى ذكر دور برنامج رايتو في إدارة الصيدليات بشكل فعال؛ لا تفوت قراءة هذا المقال!
ما هي إدارة الصيدليات؟
خلف كل عملية بيعية للأدوية، عمليات أخرى أكثر وأعقد، فإدارة الصيدليات تشمل عدة مسؤوليات رئيسة لا تقل إحداها أهمية عن الأخرى، وهي كالآتي:
أولاً: إدارة العاملين بها
بدءًا من الصيادلة والفنيين وحتى المساعدين ومندوبين التوصيل؛ حيث يحتاج مدير الصيدلية وضع الجداول الزمنية لهم، والتأكد من مراقبة نظام العمل مع الإشراف عليهم، وأيضًا تشكل تلك المسئولية:
توظيف الموظفين المؤهلين، فيجب أن يكون التوظيف قائمًا على معايير محددة تضمن جودة الأداء والتخصص.
تدريب وتطوير الموظفين، ويشمل ذلك تحديثهم بأحدث المعلومات في المجال، وتنمية مهاراتهم المختلفة.
تقييم أداء الموظفين؛ وذلك من أجل الحفاظ على جودة الخدمات ورفع مستوى الأداء.
ثانياً: إدارة الحسابات
من أدق المسؤوليات التي تحتاج إلى تطبيق إدارة صيدلية لتفاصيلها الكثيرة هي إدارة الحسابات، فتتنوع مهماتها بين:
إدارة النفقات والإيرادات.
تدوين السجلات المالية.
إعداد التقارير المالية.
التخطيط المالي.
ثالثاً: التواصل مع الجهات المعنية
أي التفاعل مع المنظمات التي تسهم في سير الخدمات في الصيدلية على سبيل المثال:
المصالح الحكومية، وهي الجهات المختصة بضمان امتثال القوانين والضرائب وغيرها.
الموردين، وهم المسئولون عن توفير الأدوية والمستلزمات الصحية وغيرها لضمان كفاءتها.
شركات التوصيل، تحتاج الصيدليات كلما توسعت إلى التعاقد مع شركات توصيل لضمان توفير منتجاتها للعملاء بمختلف الطرق.
العملاء، فالتواصل معهم يزيد من فهم احتياجاتهم من خلال طرحهم للاستفسارات والشكاوي؛ وبالتالي تقديم الدعم والمساعدة لزيادة ثقتهم بالصيدلية.
رابعاً: تنظيم العمليات داخل الصيدلية
وتشمل تلك المهمة ما يلي:
توفير الخدمات الدوائية للمرضى.
توفير المخزون الدوائي وتنظيمه.
تنظيم الأدوية داخل الصيدلية.
التأكد من صلاحيات الأدوية.
متابعو الرواكد والنواقص.
ما أهمية إدارة الصيدليات بشكل صحيح؟
تتمحور أهميات إدارة الصيدليات بشكل مُتقن حول ما يلي:
1-سلامة المرضى
وتأتي تلك الأهمية في المقدمة لما يترتب عليها من آثار جوهرية تتسبب في نجاح الصيدلية فيما بعد، فإدارة الصيدلية بشكل صحيح تضمن صرف الأدوية كما يقول الكتاب، بالإضافة إلى متابعة المخزون باستمرار لضمان سلامته وجودته.
2-جودة الخدمة المقدمة
تساعد الإدارة بشكل صحيح على زيادة جودة الخدمة المقدمة، وذلك لما تحدثه من تنظيم وتنسيق لكافة العمليات اليومية داخل الصيدلية، على سبيل المثال:
معرفة احتياجات المرضى بدءً من شكل خدمة العملاء وحتى المنتجات والخدمات التي يريدوا الحصول عليها من المكان.
تسليم الأدوية في الوقت المناسب وعدم التأخر على العملاء.
تقديم المشورة الصحيحة للمرضى.
3-التحكم في التكاليف
فكلما كانت الإدارة دقيقة، زاد التحكم في التكاليف بالشكل المثالي، وذلك عن طريق:
شراء الأدوية بأسعار مناسبة، يمكن لمديري الصيدليات شراء الأدوية بكميات أكبر عندما تقدم شركات الأدوية خصومات على الكميات الكبيرة؛ مما يُساعد ذلك في خفض تكلفة الأدوية التي يتم شراؤها.
تقليل هدر المخزون، من خلال تتبع كمية الأدوية الموجودة وضمان طلبها بكميات مناسبة لتلبية الطلب دون تراكم فائض.
تقليل التكاليف الإضافية، مثل الشحن الطارئ، وشراء الأدوية بأسعار مرتفعة في الحالات العاجلة، وبالتالي توفير المال للصيدلية.
4-الكفاءة التشغيلية
وتتمثل في حسن إدارة الموارد بشتى أشكالها، فتظهر في:
توفير الوقت والجهد، في تنظيم العمليات بشكل يسمح بتنفيذها بسرعة وفعالية، يساعد الموظفين على تركيز جهودهم على الأنشطة الأساسية، وتحقيق الأهداف المحددة.
زيادة رضا العملاء؛ فالكفاءة التشغيلية تؤثر بشكل مباشر على رضا العملاء، إذ يتم تلبية احتياجاتهم بشكل سريع وموثوق، وبالتالي تعزيز الثقة والولاء للصيدلية.
تحسين الإنتاجية، من خلال تحسين ترتيب العمليات وتوزيع المهام بشكل مناسب.
ما هو تطبيق إدارة الصيدليات؟
أو ما يعرف ببرمجيات إدارة الصيدليات (PMS)، وهو نظام تخطيط موارد المؤسسات الذي يساعد الصيدليات في إدارة عملياتها اليومية، مثل:
تسجيل بيانات الأدوية ومتابعة حركاتها بشكل دوري.
تقديم التقارير المالية بشكل فوري.
إدارة الفواتير، ومتابعة الحسابات.
تسهيل عمليات الإدارة.
حفظ بيانات العملاء.
تتبع المخزون.
صرف الأدوية.
لماذا تحتاج تطبيق لإدارة الصيدليات؟
مع الغزو الرقمي الذي يزداد ساعةَ بعد ساعة أصبح الاعتماد على التكنولوجيا في تسيير الأعمال من الأمور الضرورية التي تساعد في تطوّر العمل بشكل جوهري، فتحتاج كثير من الصيدليات إلى تطبيق إدارة صيدلية للتحكم في كافة الأعمال بأقل مجهود وفي أي وقت ومن أي مكان، وأنت بالتأكيد يحاجة إليه لمساعدتك على:
زيادة الدقة، الأخطاء التكنولوجية تكاد تكون معدومة مقارنة بالأخطاء البشرية، لذا يساعدك التطبيق على زيادة دقة العمل في كافة جوانب الصيدلية.
زيادة الربحية، وذلك لأنها تلك التطبيقات تكون سببًا في تقليل العمالة لما تقوم به من أعمال عدة، إلى جانب تطوير كفاءة العمل.
تحسين الكفاءة الإنتاجية، فالاعتماد على الطرق التقليدية القديمة يهدر المال ويجعلك بعيدًا أشواطًا عن منافسيك.
تحسين خدمة عملائك، يسهم تطبيق إدارة صيدلية في التحكم في الوصول السريع والسهل للعملاء.
لماذا يُعد تطبيق رايتو أفضل تطبيق إدارة صيدلية؟
يُعد تطبيق رايتو الذي تقدمه شركة رايتو للحلول البرمجية من التطبيقات الرائدة في عالم الـ ERP Systems، إذ يستخدمه أكثر من 50 ألف مستخدم في مختلف المجالات والأعمال، أما بالنسبة لاستخدامه في إدارة الصيدليات فيتمتع بعدة مميزات من أهمها:
1- دقة وتناسق في البيانات
إذ يزيد من دقة التسجيلات المالية والحسابات، ويقلل من خطأ الإدخال اليدوي، مما يزيد من موثوقية البيانات ويقلل من الأخطاء الناتجة عن العامل البشري.
2- إنشاء تقارير مالية مفصلة
يساعد رايتو كتطبيق إدارة صيدلية في إنشاء تقارير مالية متقدمة ومفصلة، وتحليل البيانات المالية بشكل فعّال، مما يمكّن إدارة الشركة من اتخاذ القرارات المالية بناءً على معلومات دقيقة.
3- توفير التكاليف
على المدى الطويل، تأكد من أن برنامج رايتو يُعد استثمارًا مثمرًا، إذ يقلل من تكاليف العمليات اليدوية، ويحسن من كفاءة العمل والاستخدام الأمثل للموارد.
4- تنفيذ العمليات البيعية بسهولة
وذلك من خلال تسجيل المبيعات بسرعة ودقة، إذ يمكن للموظفين إدخال بيانات البيع بسهولة عبر واجهات سلسة الاستخدام، إلى جانب إنشاء الفواتير للعملاء بشكل آلي ومنظم، مع إدارة الأسعار والخصومات وتطبيقها على الفواتير.
5- التكامل مع الأنظمة الأخرى
يوفر تطبيق إدارة صيدلية التابع لرايتو ميزة التكامل مع أنظمة أخرى مثل نقاط البيع وإدارة المخزون، مما يزيد من سلاسة وفعالية تنفيذ العمليات البيعية.
ما مهام تطبيق إدارة صيدلية التابع لرايتو؟
يختصر رايتو على إدارة الصيدليات مهام مختلفة ومتفاوتة التعقيد ليساعد على زيادة احترافية العمل، إليك أبرز المهام التي يوفرها:
أولاً: إدارة المخزون من الأدوية، والمنتجات الصحية
يتيح تطبيق إدارة صيدلية التابع لرايتو تسجيل جميع الأدوية والمواد الطبية المتوفرة في المخزون، بما في ذلك تفاصيل الدواء مثل:
الاسم التجاري.
الرقم الدوائي.
الكمية المتوفرة.
تاريخ الصلاحية.
بالإضافة إلى أنه يمكن تنظيم المخزون وفقًا لفئات الأدوية مثل:
يسهل التطبيق تسجيل الواردات الجديدة من الأدوية والمواد الطبية إلى المخزون، وتحديث تفاصيلها مثل الكميات وتواريخ الوصول والتكاليف.
وتُعد إدارة الوارد والصادر أساسية لإدارة المخزون بشكل فعّال، إذ تساعد هذه العمليات في مراقبة مستويات المخزون، وضمان توافر الأدوية المطلوبة في الوقت المناسب، وتجنب النقص أو الفاقد، مما يسهم في تحسين خدمات الصيدلية ورضا العملاء.
ثالثاً: متابعة المبيعات
يوفر لك تطبيق إدارة صيدلية الخاص برايتو الآتي فيما يخص متابعة المبيعات:
تسجيل العمليات البيعية في الصيدلية، فيتم إدخال تفاصيل البيع في النظام المحاسبي، مثل اسم العميل، والأدوية المباعة مع تفاصيلها (اسم الدواء، الكمية، السعر)، وطريقة الدفع.
تحديث بيانات المبيعات بشكل منتظم، مثل الأدوية المباعة والكميات والأسعار، ويتم تسجيل تفاصيل المبيعات بدقة لكل عملية بيع.
تقديم تقرير المبيعات، يساعد تطبيق إدارة صيدلية في توليد تقارير دورية ومفصلة حول المبيعات، وتشمل عدد العمليات البيعية، والأدوية الأكثر مبيعاً، والإيرادات المحققة.
تحليل البيانات، يتم تحليل بيانات المبيعات لفهم أداء الصيدلية، مثل التنبؤ بالطلب على الأدوية، وتحليل أداء العروض والخصومات على المنتجات
يزيد تطبيق إدارة صيدلية الخاص برايتو من فعالية وتنظيم العمل عن طريق إدارة الموظفين بشكل دقيق من خلال:
تسجيل الحضور والانصراف، تتيح للموظفين تسجيل الحضور والانصراف بسهولة عبر النظام، مما يسهل متابعة ساعات العمل وإدارة الحضور والغياب.
إدارة المهام والمواعيد، تتيح للمديرين تخصيص المهام والمواعيد للموظفين ومتابعة تنفيذها، مما يسهل تنظيم العمل وزيادة الإنتاجية.
تقييم الأداء، توفر بيانات ومعلومات حول أداء الموظفين، مثل عدد العمليات التي أكملوها ومستوى الرضا لدى العملاء، مما يسهل عملية تقييم الأداء وتحفيز الأفراد لتحسينه.
من أهم مهمات التطبيق أنه يدعم الجانب التسويقي، ويسهم في تطويره من خلال:
تحليل بيانات المبيعات، يوفر التطبيق تحليل بيانات المبيعات، مثل الأدوية الأكثر مبيعاً والفترات الزمنية التي تشهد زيادة في الطلب، مما يساعد في تحديد المنتجات ذات الطلب العالي وضبط الإمدادات والترويج لها.
تقديم بيانات دقيقة لاتخاذ القرارات، يتيح التطبيق بيانات دقيقة وموثوقة حول أداء المبيعات والأدوية والعملاء، مما يمكن الإدارة من اتخاذ قرارات تسويقية مبنية على الحقائق والأرقام.
تحليل اتجاهات السوق، يوفر التطبيق تحليل اتجاهات السوق والمنافسة، مما يساعد في تحديد الفرص والتهديدات وضبط الاستراتيجيات التسويقية بناءً على ذلك.
سادساً: تطبيق نقاط البيع، وإصدار الفواتير بسهولة
وتتمثل تلك المهمة في الآتي:
معالجة سريعة للمبيعات، يتيح النظام السريع والسهل للموظفين تنفيذ عمليات البيع بسرعة ودقة، مما يزيد من كفاءة الخدمة، ويوفر وقت العملاء.
توليد فواتير دقيقة، يقوم نظام البرنامج بإنشاء فواتير دقيقة، ومفصلة للعمليات البيعية، مع إمكانية إضافة تفاصيل مثل أسماء العملاء ومعلومات الدفع.
متابعة المخزون تلقائيًا، يتم تحديث مخزون الأدوية تلقائيًا بعد كل عملية بيع، مما يسهل متابعة مستويات المخزون وتجنب النقص أو الفاقد.
نصائح لإدارة الصيدليات بشكل احترافي
وبعيدًا عما يتعلق بتطبيق إدارة صيدلية، هناك عدة نصائح عامة يجب التركيز عليها لضمان تقديم خدمة احترافية لمرضاك، وتتمثل في النقاط التالية:
1- الاهتمام بالمرضى أولى خطوات الوصول
بدءً من إظهار الاحترام والترحيب بالمرضى أو العملاء فور دخولهم، ومرورًا بالإنصات الجيد لهم، وحتى تقديم خدمة ما بعد البيع يجب عليك الالتزام بتلك النقاط أولًا بأول للتأكد من أن المريض قد حصل على خدمته كما يجب أن تكون.
مع التركيز أيضًا على أنه يجب إعطاء الأولوية لشكوى المريض وحل كافة المشاكل التي قد تواجهه بشكل فوري قدر المستطاع.
2- الاعتماد على الوسائل التكنولوجية أصبح أولوية
بجانب أهمية اللجوء إلى تطبيق إدارة صيدلية الذي سيساعد الموظفين والصيادلة على تقديم خدمة طبية عالية الجودة، من المهم أيضًا وجود أجهزة رقمية لقياس ضغط الدم ونبضات القلب ومستوى السكر في الدم.
بالإضافة إلى ذلك، يمكن أيضًا استخدام الاتصالات الرقمية لتقديم الاستشارة الطبية للمرضى عبر الإنترنت من خلال رسائل الواتساب أو المكالمات الصوتية، ومكالمات الفيديو.
3- تدريب الموظفين هو الاستثمار الحقيقي
الاستثمار في الموظفين والصيادلة لا يخسر أبدًا، فكلما زادت كفاءة العاملين، زادت ثقة وولاء العملاء، ولتنفيذ هذا الأمر يجب عليك الالتزام بالآتي:
تحسين المهارات الفنية، يتضمن تدريب الموظفين والصيادلة تعلم وتطوير المهارات الفنية المتعلقة بتوزيع الأدوية، وإدارة المخزون، والاستشارات الصيدلانية. يهدف التدريب إلى تحسين الدقة والفعالية في العمليات الصيدلانية.
تعزيز المعرفة الطبية: يُعد فهم علم الأدوية جزءًا أساسيًا من تدريب الموظفين والصيادلة، لذا يجب تدريبهم باستمرار على آخر التطورات في المجال الطبي والصيدلي.
تطوير مهارات التواصل، فلا بد من تطويرهم في مهارات التواصل مع العملاء، والتعامل مع الاستفسارات والشكاوى بشكل فعال ولبق.
التعامل مع التقنيات والأنظمة، يُعد تدريب الموظفين على استخدام التقنيات والبرمجيات المحاسبية ونظم إدارة الصيدلية جزءًا مهمًا من تحسين الكفاءة والدقة في العمليات.
4- مراقبة الأداء المالي وجهتك لزيادة الربحية
بجانب ضرورة اللجوء لتطبيق إدارة صيدلية لإدارة الحسابات بشكل دقيق، فيجب عليك مراقبة الأداء المالي بشكل دوري، جزء بجزء كما يلي:
الإيرادات، لا بد من متابعتها للتأكد من تحقيق الأهداف المالية والنمو الاقتصادي.
المصروفات، يجب مراقبتها للتحكم في التكاليف وتحقيق الربحية.
التدفق النقدي، وهو حركة الأموال الواردة والصادرة من الصيدلية خلال فترة زمنية معينة، للتأكد من قدرة الصيدلية على تغطية التكاليف وتحقيق الربح.
التحليل المالي، لا بد من إجراءه بشكل مستمر لتحديد نقاط القوة والضعف.
التقارير المالية، لإلقاء نظرة شاملة عن أداء الصيدلية وتساعد في اتخاذ القرارات المالية الصائبة.
إن تطبيق إدارة صيدلية التابع لرايتو سيساعدك خطوة بخطوة على التوسع والانتشار، وتطوير جودة عملك بأفضل شكل، وتسهيل عليك الكثير، لذا تواصل معنا الآن لنبدأ رحلة نمو صيدليتك على الفور.
