تعد الفواتير الإلكترونية أداة حديثة وفعالة لإدارة الأعمال وتسهيل عمليات التجارة الإلكترونية، ومع تقدم التكنولوجيا وتطور الأنظمة الرقمية، أصبح من السهولة الآن إنشاء وإرسال الفواتير بشكل إلكتروني بدلاً من استخدام الفواتير الورقية التقليدية، ومن بين البرامج المتاحة في السوق، يبرز برنامج الفاتورة الإلكترونية "رايتو" كأحد الحلول الرائدة لإدارة الفواتير الإلكترونية.
وفرت شركة الحلول البرمجية رايتو برنامج شامل ومتكامل يهدف إلى تسهيل عملية إنشاء وإدارة الفواتير الإلكترونية بشكل سهل وموثوق، كما يوفر البرنامج واجهة سهلة الاستخدام وميزات متقدمة تمكن رواد الأعمال من تنظيم الفواتير وتتبعها بكفاءة، باستخدام برنامج رايتو، يمكنك إنشاء الفواتير الإلكترونية بسهولة وإرسالها إلى العملاء عبر البريد الإلكتروني أو الرسائل القصيرة، كما يمكن للعملاء الاطلاع على الفواتير أوالدفع عبر الإنترنت؛ مما يسهل عليهم عملية الدفع ويزيد من سرعة التحصيل.
ما رأيك أن نتعرف أكثر على تعريف الفاتورة الإلكترونية؟! قبل أن نتطرق إلى معرفة باقي المعلومات عن أهمية برنامج الفاتورة الإلكترونية بالإضافة إلى الخدمات التي يقدمها والكثير من المعلومات الثرية التي سنتعرف عليها من خلال هذا المقال.
تعد الفاتورة الإلكترونية وثيقة رقمية تحتوي على تفاصيل المشتريات أو الخدمات التي تم تقديمها وتفاصيل الدفع المتعلقة بها، وتختلف الفواتير الإلكترونية عن الفواتير التقليدية في أنها تُنشأ وترسل وتستلم عبر الإنترنت، وتكون مخزنة في شكل إلكتروني بدلاً من الوثائق الورقية.
تتميز الفواتير الإلكترونية بعدة مزايا، منها:
1-التوفير في التكاليف: حيث يتم تقليل مصاريف الطباعة والشحن والتخزين التي ترتبط بالفواتير الورقية.
2-السهولة والسرعة: حيث يمكن إنشاء وإرسال الفواتير الإلكترونية بسرعة وفعالية، مما يوفر الوقت ويسهل إدارة العمليات المالية.
3-التتبع والتنظيم: حيث يمكن لبرامج إدارة الفواتير الإلكترونية مثل برنامج رايتو تتبع وتنظيم الفواتير بسهولة، وتوفير تقارير مفصلة حول المدفوعات والديون المستحقة.
4-صديقة للبيئة: حيث يسهم الانتقال إلى الفواتير الإلكترونية في الحد من استهلاك الورق والحفاظ على الموارد الطبيعية.
بإمكانك أن تقرأ كذلك عن برنامج إدارة المبيعات من خلال هذا الرابط
برنامج الفاتورة الإلكترونية الذي يعمل بنظام ERP هو برنامج برمجي مصمم لإنشاء وإصدار وإدارة الفواتير الإلكترونية، يتكامل هذا البرنامج مع نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) للشركة، مما يسمح بتبادل البيانات بين النظامين بسلاسة.
يمكنك من خلال برنامج الفاتورة الإلكترونية أن تحصل على فاتورة الكترونية بها الكثير من المميزات وأهم مميزات تلك الفاتورة ما يلي:
تُعد الفواتير الإلكترونية صعبة التلاعب نظرًا للتقنيات الأمنية المتقدمة المستخدمة في إنشائها من خلال برنامج الفاتورة الإلكترونية، يتم تشفير الفواتير وتوقيعها بواسطة مفتاح خاص للتحقق من صحتها ومنع أي تغيير غير مصرح به، وهذا يعني أنه يصعب على الأطراف الأخرى تزوير الفواتير أو تعديلها دون أذون صحيحة.
يمكن للفواتير الإلكترونية أن تكون قابلة للتحقق الإلكتروني، مما يعني أن المستلمين يمكنهم التحقق من صحة الفاتورة ومطابقتها مع سجلاتهم أو معلومات الشركة المرسلة، كما يمكن استخدام آليات التحقق مثل توقيع رقمي للتأكد من أن الفاتورة لم تتعرض لأي تغيير غير مصرح به منذ إصدارها.
يمكن من خلال برنامج الفاتورة الإلكترونية توقيع الفواتير الإلكترونية بشكل إلكتروني، مما يوفر أسلوبًا آمنًا للتأكيد على صحة الفاتورة ومصداقيتها، كما يتم استخدام تقنيات التوقيع الرقمي لتأكيد هوية المرسل وتجنب أي تغييرات غير مصرح بها في الفاتورة.
نظرًا للتوقيع الإلكتروني الذي يوفره برنامج الفاتورة الإلكترونية، يصبح من الصعب جدًا تزوير هذه الفواتير الإلكترونية، وهذا يضمن أن الفاتورة المستلمة هي أصلية وغير معدلة، وبالتالي تحمي المستلمين من أي محاولة احتيالية.
يعتبر استخدام الفواتير الإلكترونية منخفض التكاليف مقارنةً بالفواتير التقليدية، وتتطلب الفواتير التقليدية تكاليف مثل الورق والحبر والطباعة والشحن والتخزين. بالمقابل، الفواتير الإلكترونية تقلل من هذه التكاليف المادية وتوفر وقتًا وجهدًا في إعداد وإرسال الفواتير، وتوفر المزيد من الموارد المالية للشركة.
يمكن إنشاء الفواتير الإلكترونية من خلال برنامج الفاتورة الإلكترونية بسرعة وسهولة، ويتم إرسالها فورًا عبر البريد الإلكتروني أو منصات الرسائل الإلكترونية، وهذا يوفر وقتًا قيمًا للشركة والعملاء، ويمكن أن يسهم في تسريع عملية الدفع والتحصيل.
يسمح برنامج الفواتير الإلكترونية بتتبع ومراقبة الفواتير بسهولة؛ بذلك يمكن للشركة تحديث حالة الفواتير ومراقبة المدفوعات المستلمة والفواتير المستحقة بشكل فعال، كما يمكن توليد تقارير مفصلة حول العمليات المالية والتحليلات الإحصائية.
يمكن للفواتير الإلكترونية التي تحصل عليها من خلال برنامج الفاتورة الإلكترونية أن تكون متاحة وقابلة للوصول بسهولة من أي جهاز متصل بالإنترنت، لا يلزم تخزينها في الأرشيف الورقي، بل يمكن تخزينها بشكل آمن على النظام السحابي أو من خلال الأقراص الصلبة، مما يوفر مساحة ويسهل الوصول إليها عند الحاجة.
بإمكانك أن تقرأ كذلك عن برامج المحاسبة من خلال هذا الرابط.
برنامج الفاتورة الإلكترونية يتعامل مع عدة أطراف وجهات تهمها عملية إنشاء وإدارة الفواتير الإلكترونية، وإليك قائمة ببعض الأطراف التي تتعامل عادة مع برنامج الفاتورة الإلكترونية:
تستخدم الشركات برامج الفوترة الإلكترونية لإصدار وإدارة فواتيرها الخاصة، وتتيح لهم هذه البرامج إنشاء فواتير إلكترونية محدثة تلقائيًا وتتبع حالة الدفع وتوليد التقارير المالية، وهي من أفضل الحلول التي تتبعها الشركات لتجنب التزوير.
يستفيد العملاء والموردين من برنامج الفاتورة الإلكترونية عن طريق استلام الفواتير الإلكترونية وإمكانية تحميلها وتخزينها بشكل آمن، كما تسهل هذه الفواتير الإلكترونية عملية المراجعة والمصادقة وتسرع عملية الدفع وتقلل من الأخطاء المحتملة الحدوث.
يتعامل برنامج الفاتورة الإلكترونية مع السلطات الضريبية والجهات الحكومية من خلال تزويدهم بنسخة إلكترونية من الفواتير المصدرة وتفاصيل التحصيل الضريبي، كما يتيح لهم البرنامج التحقق من صحة وصحة الفواتير وضمان الامتثال للمتطلبات الضريبية.
يتعاون برنامج الفاتورة الإلكترونية مع مزودي خدمات البرنامج الذين يوفرون البنية التحتية والدعم التقني لتشغيل البرنامج وضمان سلامته وأمانه.
برنامج الفاتورة الإلكترونية هو نظام يستخدم لإصدار وإدارة الفواتير بشكل إلكتروني، بدلاً من استخدام الفواتير الورقية التقليدية، وفيما يلي بعض الخصائص الرئيسية لبرامج الفواتير الإلكترونية:
1. رقم تعريفي فريد: يتم تخصيص رقم تعريف فريد لكل فاتورة إلكترونية، مما يساعد في تحديد الفاتورة بشكل فريد وتتبعها بسهولة.
2. التكامل مع برامج ERP: برامج الفواتير الإلكترونية غالباً ما تتكامل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، مما يتيح تبادل البيانات بسلاسة وتحسين التنسيق والتنظيم بين عمليات الفوترة والأنظمة الأخرى داخل المؤسسة.
3. إصدار موحد للفواتير: يعمل برنامج الفاتورة الإلكترونية على إصدار الفواتير بتنسيق موحد ومنظم، مما يسهل قراءتها وفهمها من قبل المستلمين.
4. إنشاء ملف رقمي للممول: يمكن لبرنامج الفواتير الإلكترونية إنشاء ملف رقمي لكل ممول أو عميل، يحتوي على سجل لجميع الفواتير والمعلومات المتعلقة بها، مما يسهل تتبع وإدارة العلاقة مع الممول.
5. التوقيع الإلكتروني: يوفر برنامج الفواتير الإلكترونية قدرة التوقيع الإلكتروني، وهو يستخدم لتأكيد صحة وأصالة الفاتورة وتوثيقها. يتم استخدام تقنيات التشفير والتوقيع الرقمي للتأكد من أن الفاتورة لم يتم تعديلها وأنها مصدرها الأصلي.
بإمكانك أن تقرأ كذلك عن تطبيق مندوبي المبيعات من خلال هذا الرابط.
برنامج رايتو هو الاختيار الأمثل عندما يتعلق الأمر بإصدار الفواتير الإلكترونية، حيث يعتبر برنامج رايتو واحدًا من أفضل البرامج المتاحة في السوق ويتميز بمجموعة واسعة من الميزات والفوائد التي تجعله الحل الشامل لإدارة عملية إصدار الفواتير.
إليك بعض الأسباب التي تجعل برنامج رايتو الأفضل لإصدار الفواتير الإلكترونية:
يتميز برنامج الفاتورة الإلكترونية رايتو بواجهة مستخدم سهلة وبديهية، مما يسهل على المستخدمين تعلم واستخدام البرنامج بسرعة، وبفضل الواجهة المستخدمة البسيطة والتصميم الجذاب، يمكنك إنشاء وإصدار الفواتير بسهولة تامة.
يتيح لك برنامج رايتو تخصيص الفواتير بشكل كامل وفقًا لاحتياجاتك الخاصة، حيث يمكنك تعيين الشعار والألوان والخطوط وإضافة المعلومات الشخصية الخاصة بالشركة أو العميل والتفاصيل اللازمة على الفاتورة، كما يمكنك أيضًا إضافة الشروط والأحكام والسياسات المتعلقة بالدفع والاسترداد.
يوفر برنامج رايتو وظيفة لإدارة قاعدة البيانات الخاصة بالعملاء والمنتجات؛ حيث يمكنك تخزين معلومات العملاء والأسعار والمخزون بشكل مرتب ومنظم، مما يجعل عملية إصدار الفواتير أسرع وأكثر دقة.
يدعم برنامج الفاتورة الإلكترونية رايتو تنسيقات متعددة للفواتير، بما في ذلك PDF والبريد الإلكتروني والطباعة، كما يمكنك إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني مباشرة من البرنامج أو طباعتها وإرسالها بالبريد التقليدي.
يوفر برنامج رايتو تقارير وإحصائيات شاملة حول الفواتير المصدرة والمدفوعات المستلمة والمتأخرات. يمكنك متابعة حالة الدفعات وتحليل الأداء المالي بسهولة، مما يساعدك في اتخاذ القرارات المالية السليمة.
بإمكانك أن تقرأ كذلك عن برنامج إدارة المخازن من خلال هذا الرابط.
يقدم برنامج الفاتورة الإلكترونية رايتو مجموعة متنوعة من الخدمات التي تساعد الشركات على إدارة عملية الفوترة الإلكترونية، ومن أهم هذه الخدمات ما يلي:
تتيح هذه الخدمة للمستخدمين إنشاء الفواتير الإلكترونية بسرعة وسهولة، كما يمكن للمستخدمين تحديد بيانات الفواتير، مثل بيانات العميل والمنتجات والخدمات والأسعار والمدفوعات، ويمكن أيضاً للمستخدمين أيضًا تخصيص مظهر الفواتير الإلكترونية لتلبية احتياجات أعمالهم.
تتيح هذه الخدمة المقدمة من خلال برنامج الفاتورة الإلكترونية رايتو للمستخدمين إصدار الفواتير الإلكترونية إلى العملاء، كما يمكن للمستخدمين من خلاله اختيار طريقة إصدار الفواتير الإلكترونية، مثل البريد الإلكتروني أو البريد أو الفاكس.
تتيح هذه الخدمة للمستخدمين إدارة الفواتير الإلكترونية، مثل تتبع المدفوعات وإدارة المرتجعات، كما يمكن للمستخدمين أيضًا عرض السجلات المالية للفواتير الإلكترونية، مثل تاريخ الإصدار وتاريخ الاستحقاق والمبالغ المدفوعة.
تتيح هذه الخدمة للمستخدمين تبادل البيانات بين برنامج الفاتورة الإلكترونية ونظام ERP، مثل بيانات العملاء والموردين والمنتجات، كما يمكن أن يساعد هذا التكامل الشركات على تبسيط عملية الفوترة وتحسين كفاءة عملية الحسابات.
يعتبر الكود الموحد للسلع والخدمات (أو UPC/EAN) نظامًا عالميًا لتعريف وتمييز المنتجات والخدمات، ويساعد برنامج الفاتورة الإلكترونية رايتو في إدخال وإدارة هذه الأكواد بشكل سهل وفعال، كما يمكن للبرنامج تعيين الأكواد الموحدة لكل سلعة أو خدمة، مما يتيح تحديدها بدقة وتجنب الأخطاء في إصدار الفواتير، بالإضافة إلى ذلك يمكن استخدام هذه الأكواد لتحديد الأسعار وإدارة المخزون وتحليل البيانات المتعلقة بالمنتجات أو الخدمات.
الختم الإلكتروني هو علامة رقمية تضاف إلى الفاتورة الإلكترونية لتوثيق صحة وأصالة الفاتورة والتأكد من عدم تعديلها بعد إصدارها، ويعتبر الختم الإلكتروني جزءًا هامًا من البنية التحتية للفاتورة الإلكترونية ويساعد في تحقيق الامتثال القانوني والموثوقية، وعند إصدار الفاتورة الإلكترونية باستخدام برنامج الفاتورة الإلكترونية ERP، يتم إضافة الختم الإلكتروني تلقائيًا للتأكد من صحة الفاتورة وتمتعها بالمصداقية اللازمة للجهات الرسمية والعملاء.
بإمكانك أن تقرأ كذلك عن برنامج إدارة الموارد البشرية من خلال هذا الرابط.
سنتناول من خلال هذه الفقرة أهم الأسئلة الشائعة بخصوص الفاتورة الإلكترونية وأهم تلك الأسئلة ما يلي:
ينبغي على كافة أصحاب الشركات الالتزام بالفاتورة الإلكترونية، وينبغي عليهم الحصول على برنامج الفاتورة الإلكترونية الذي يسهل عليهم إصدار تلك الفواتير، بالإضافة إلى ذلك فإن أصحاب المهن الحرة مطالبون بذلك أيضاً ونعني بذلك كل من الأطباء والمهندسين بالإضافة إلى الفنانين والمحاميين وغيرهم.
سيتوقف ما إذا كانت الشركات الفردية ملزمة بإصدار الفواتير الإلكترونية أم لا على التشريعات واللوائح المعمول بها في بلدك، وفي بعض البلدان قد يكون هناك متطلبات قانونية تلزم الشركات الفردية بإصدار الفواتير الإلكترونية، بينما في أماكن أخرى قد يكون لديك خيار بين تقديم الفواتير الإلكترونية أو الفواتير الورقية.